Fiche client coiffure, le modèle rubrique par rubrique

En coiffure, la plupart des clients reviennent régulièrement, et ils attendent un résultat constant. Une couleur qui tire un peu plus sur le cuivré que la fois précédente, une coupe raccourcie d'un centimètre de trop, et la confiance s'effrite. La fiche client, c'est la mémoire du salon : la référence de la couleur, l'oxydant, le temps de pose, la longueur de la coupe, les petites remarques qui font qu'un client se sent reconnu.

Elle rend aussi le salon moins dépendant d'une seule personne. Si la coiffeuse habituelle est absente, en congé ou partie, une collègue reprend la fiche et refait la même formule sans demander au client de tout réexpliquer. Pour un salon qui embauche ou qui accueille des apprentis, c'est un outil de transmission précieux.

Enfin, la fiche vous protège. Savoir ce qu'un client vous a déclaré avant une coloration (une réaction passée, un cuir chevelu sensible) et pouvoir retrouver le produit utilisé le jour où il revient avec une gêne, c'est ce qui vous permet de répondre calmement, avec des faits, plutôt que de chercher dans vos souvenirs.

Le modèle tient sur une page A4. En haut à droite, la date de première visite et le nom du coiffeur ou de la coiffeuse habituel·le : utile dans un salon à plusieurs, pour savoir à qui proposer le prochain rendez-vous. Puis six blocs, dans l'ordre où vous en avez besoin.

Remplissez la fiche pendant le diagnostic, au bac ou au fauteuil, avant de commencer. Touchez et regardez les cheveux, puis cochez ce que vous voyez dans le bloc « Cheveux et cuir chevelu ». Des cheveux fins et abîmés ne réagissent pas comme des cheveux épais et vierges : c'est ce bloc qui vous rappellera, six mois plus tard, pourquoi vous aviez choisi une technique plus douce.

Posez ensuite des questions simples : « Vous avez déjà réagi à une coloration ou à un produit ? », « Vous avez le cuir chevelu qui gratte ou qui pique facilement ? », « Quelle couleur aviez-vous avant, et faite où ? ». Notez les réponses avec les mots du client. Un ancien henné, une couleur faite à la maison ou un balayage récent change votre façon de travailler.

Terminez par le bloc « Habitudes ». La coupe habituelle et la fréquence des visites vous aident à conseiller le bon rythme d'entretien. Les produits utilisés à la maison expliquent souvent une couleur qui ternit vite ou des pointes qui cassent, et c'est l'occasion d'un conseil personnalisé.

Les colorations d'oxydation peuvent provoquer des réactions allergiques. Les fabricants l'indiquent sur l'emballage et dans la notice, et décrivent comment faire une touche d'essai avant l'application. Suivez les instructions du produit que vous utilisez : elles précisent comment et combien de temps avant la coloration réaliser le test.

Le modèle prévoit une ligne « Test d'allergie (touche d'essai) fait le : ». Notez-y la date, et le résultat dans les remarques. Si le client vous dit qu'il a déjà réagi à une coloration, cochez la case, notez ce qu'il vous en dit et ne faites pas la coloration sans y voir clair : orientez-le vers son médecin s'il a eu une réaction importante.

La fiche sert à choisir la bonne prestation, pas à poser un diagnostic médical. Un cuir chevelu irrité, avec des plaques ou des lésions, n'est pas le bon jour pour une couleur : reporter vaut mieux qu'une réaction sous vos mains.

Le tableau de suivi est la partie qui sert le plus, à condition de le remplir à chaque visite. Écrivez votre ligne pendant le temps de pose ou juste après le rinçage, quand tout est encore frais : trente secondes suffisent.

Une belle transformation sur Instagram, c'est votre meilleure vitrine, mais publier la photo d'un client sans son accord n'est pas une bonne idée. La première case du bloc « Accords » permet de le lui demander une fois pour toutes, et de respecter sa réponse. La seconde recueille son accord pour recevoir vos e-mails d'information et vos offres ; il peut se désinscrire à tout moment, dites-le-lui.

Une allergie déclarée est une donnée de santé, que le RGPD protège tout particulièrement. Ne notez que ce qui est utile à la prestation, expliquez pourquoi vous le demandez et ne communiquez la fiche à personne. Le modèle le rappelle en bas de page : informations utilisées uniquement pour vos prestations, conservées de façon sécurisée et supprimées sur simple demande.

Il n'y a plus de déclaration préalable de fichier client à faire auprès de la CNIL depuis l'entrée en application du RGPD en 2018 : ce sont maintenant les règles de bon usage qui comptent. Rangez les fiches papier dans un classeur fermé, fixez-vous une règle de conservation simple (par exemple supprimer les fiches des clients que vous n'avez pas revus depuis plusieurs années) et soyez prête à montrer ou effacer ses données à un client qui le demande. Ces conseils sont un point de départ pratique, pas un avis juridique : en cas de doute, renseignez-vous auprès de la CNIL ou de votre fédération professionnelle.

Le papier suffit pour démarrer. Mais dans un salon à plusieurs, le classeur n'est jamais au bon endroit : une fiche est restée au bac, une autre dans le tiroir de la réception, et l'écriture d'un collègue est difficile à relire. Une fiche en ligne se consulte depuis le téléphone, la tablette ou l'ordinateur de la réception, et l'historique des rendez-vous se remplit tout seul : il ne vous reste qu'à noter la formule.