Fiche cliente esthéticienne, le modèle rubrique par rubrique

En institut, vous voyez passer des dizaines de peaux différentes. Impossible de retenir que telle cliente a réagi à un peeling l'an dernier, que telle autre préfère la cire orientale ou que la troisième prend un traitement qui rend sa peau plus sensible. La fiche garde tout, et vous permet de reprendre exactement là où le dernier soin s'est arrêté, même si c'est une collègue qui l'a fait.

C'est aussi votre protection. Si une cliente fait une réaction, vous savez ce qui a été appliqué, quand, et ce qu'elle vous avait déclaré avant le soin. Et c'est un outil de conseil : quand vous voyez qu'une cliente fait un soin éclat à chaque changement de saison, vous pouvez le lui proposer au bon moment.

Une fiche efficace tient sur une page. Inutile de copier un questionnaire de vingt questions : gardez ce qui sert vraiment à vos soins, et laissez de la place pour le suivi.

Pour un soin du visage, un soin minceur ou une épilation sur une nouvelle cliente, prenez cinq minutes au début du premier rendez-vous pour remplir la partie diagnostic avec elle. Posez des questions ouvertes (« vous avez déjà eu des réactions à un soin ? ») plutôt qu'une liste à cocher qu'elle remplira trop vite.

Observez aussi par vous-même : grain de peau, rougeurs, déshydratation, et notez ce que vous voyez, avec vos mots. Une fiche diagnostic sert à choisir le bon soin, pas à poser un diagnostic médical : si quelque chose vous inquiète (une lésion qui change, une irritation qui ne passe pas), conseillez simplement à la cliente d'en parler à son médecin ou à un dermatologue, et ne faites pas le soin en cas de doute.

Le piège, c'est la fiche qu'on remplit très bien au premier rendez-vous et plus jamais ensuite. Le suivi compte autant que le diagnostic : prenez l'habitude de noter deux lignes à la fin de chaque soin, pendant que la cliente se rhabille ou règle.

Une allergie, un traitement ou une grossesse sont des données de santé : le RGPD les protège tout particulièrement. Ne notez que ce qui est utile au soin, expliquez à la cliente pourquoi vous le demandez et avec son accord, et ne communiquez jamais sa fiche à quelqu'un d'autre.

Rangez les fiches papier dans un meuble fermé, pas sur le comptoir de l'accueil. Ne les gardez pas indéfiniment : fixez-vous une règle simple, par exemple supprimer les fiches des clientes que vous n'avez pas vues depuis plusieurs années, et appliquez-la régulièrement. Une cliente peut aussi vous demander de voir ou de supprimer ses données : vous devez pouvoir le faire.

Ces conseils sont un point de départ pratique, pas un avis juridique : en cas de doute, renseignez-vous auprès de la CNIL, de votre fédération ou de votre assurance professionnelle.

Le papier suffit pour démarrer. Mais dès que l'institut grandit, ou que plusieurs esthéticiennes se partagent les clientes, chercher la bonne fiche dans un classeur avant chaque soin fait perdre du temps, et une fiche oubliée chez soi est une fiche inutile.

Une fiche en ligne se consulte depuis la cabine, sur tablette ou téléphone, et l'historique des rendez-vous se remplit tout seul. Vous n'écrivez plus que ce qui compte : vos observations et vos conseils.