Fiche diagnostic de peau, le modèle rubrique par rubrique

Le diagnostic, vous le faites de toute façon : c'est lui qui vous fait choisir un soin hydratant plutôt qu'un soin purifiant, un gommage doux plutôt qu'un exfoliant plus marqué. L'écrire change tout pour la suite. La prochaine fois, vous comparez au lieu de recommencer : la brillance de la zone T a-t-elle diminué ? Les rougeurs sur les joues sont-elles toujours là ? La cliente a-t-elle adopté la protection solaire que vous lui aviez conseillée ?

La fiche rend aussi votre conseil plus crédible. Une cliente à qui vous montrez ce que vous aviez noté à sa première visite, et ce qui a changé depuis, comprend l'intérêt d'une cure ou d'une routine régulière. Vous ne vendez pas un soin isolé : vous suivez sa peau dans le temps.

Enfin, dans un institut à plusieurs, la fiche permet à une collègue de reprendre une cliente sans repartir de zéro. Et le jour où une cliente vous signale une gêne après un soin, vous savez ce qu'elle vous avait déclaré et ce que vous aviez utilisé.

Le modèle tient sur une page A4. En haut à droite, la date et le nom de l'esthéticienne qui a fait le diagnostic. Puis huit blocs, dans l'ordre d'un premier rendez-vous.

Le diagnostic se fait sur une peau propre : démaquillez et nettoyez avant d'observer, sinon le fond de teint et le sébum de la journée faussent ce que vous voyez. Installez la cliente sous une bonne lumière, et utilisez votre loupe si vous en avez une.

Commencez par le type de peau, qui décrit sa nature : plutôt sèche, grasse, mixte (grasse sur la zone T, normale ou sèche ailleurs) ou normale. Ajoutez ensuite ce qui relève de son état du moment : une peau grasse peut très bien être déshydratée, une peau normale peut être sensible. C'est pour cela que le modèle permet de cocher plusieurs cases.

Passez enfin aux observations, en suivant toujours le même ordre : front, nez, joues, menton, contour des yeux. Le grain de peau, les pores, la brillance, les rougeurs, les taches, les ridules, les points noirs et les imperfections : cochez ce que vous voyez, puis écrivez sur la ligne où vous le voyez. « Pores dilatés sur le nez et le centre des joues » vous sera bien plus utile dans trois mois qu'une simple case cochée.

Avant de choisir le soin, posez des questions simples : « Avez-vous une allergie connue à un produit ou à un cosmétique ? », « Suivez-vous un traitement en ce moment, sur la peau ou par voie orale ? », « Êtes-vous enceinte ? », « Avez-vous fait un peeling, un laser ou un autre soin récemment ? ». Cochez les réponses et notez les précisions avec les mots de la cliente.

Ces réponses changent votre choix : certains actifs, certaines techniques ou certains appareils ne conviennent pas à toutes les situations. Les notices des produits et des appareils que vous utilisez indiquent leurs précautions d'emploi : suivez-les, et en cas de doute, choisissez un soin plus doux ou reportez.

La fiche sert à choisir le bon soin, pas à poser un diagnostic médical ; le modèle le précise en bas de page. Une lésion, une irritation importante, une poussée inhabituelle ou une réaction après un précédent soin relèvent d'un avis médical : orientez la cliente vers son médecin ou un dermatologue plutôt que de traiter vous-même. Pensez aussi à reposer la question à chaque visite : un traitement commencé entre deux rendez-vous, c'est exactement le changement que l'accord de la cliente lui demande de vous signaler.

Le bloc « Habitudes et objectifs » est celui qui fait la différence entre un soin et un vrai suivi. Demandez ce que la cliente fait le matin et le soir : démaquillant, nettoyant, crème, sérum, rien du tout. Une peau qui tiraille s'explique parfois par un nettoyant trop décapant, une brillance par une crème trop riche. Notez aussi si elle utilise une protection solaire, et laquelle.

L'objectif de la cliente, écrit avec ses mots, guide tout le reste : « moins de brillance en fin de journée », « un teint plus uniforme », « des ridules moins marquées autour des yeux ». C'est par rapport à cet objectif que vous mesurerez les progrès à chaque visite.

Le tableau « Évolution de la peau » se remplit à chaque passage, juste après le soin, pendant que tout est encore frais. Une ligne suffit : la date, le soin réalisé, ce que vous observez aujourd'hui et la prochaine étape.

Relisez la fiche avant chaque rendez-vous : en deux minutes, vous retrouvez l'objectif de la cliente, ses contre-indications et ce que vous aviez prévu. Vous pouvez alors lui dire « la dernière fois, la zone T brillait beaucoup ; aujourd'hui c'est nettement mieux » : c'est ce genre de remarque qui fidélise.

Quand les huit lignes sont remplies, agrafez une nouvelle fiche à l'ancienne plutôt que de recommencer : l'historique complet reste votre meilleure référence.

Une allergie, un traitement ou une grossesse sont des données de santé, que le RGPD protège tout particulièrement. Ne notez que ce qui est utile au choix du soin, expliquez à la cliente pourquoi vous le demandez et ne communiquez la fiche à personne. Le bas de page du modèle le rappelle : informations utilisées uniquement pour vos prestations, conservées de façon sécurisée et supprimées sur simple demande.

Il n'y a plus de déclaration préalable de fichier client à faire auprès de la CNIL depuis l'entrée en application du RGPD en 2018 : ce sont les règles de bon usage qui comptent. Rangez les fiches papier dans un classeur fermé, fixez-vous une règle de conservation simple et soyez prête à montrer ou effacer ses données à une cliente qui le demande. Ces conseils sont un point de départ pratique, pas un avis juridique : en cas de doute, renseignez-vous auprès de la CNIL ou de votre fédération professionnelle.

Le papier suffit pour démarrer. Mais quand le classeur reste en cabine ou à l'accueil, la fiche n'est jamais sous la main au bon moment. Une fiche en ligne se consulte depuis le téléphone ou l'ordinateur, et l'historique des rendez-vous se remplit tout seul : il ne vous reste qu'à noter vos observations.