Fiche cliente extension de cils, le modèle rubrique par rubrique

Une cliente en extension de cils revient souvent, pour ses remplissages, et elle attend le même résultat à chaque fois. Si vous ne notez pas la courbure, la longueur et l'épaisseur de la dernière pose, vous devez les deviner en regardant ce qui reste sur ses cils, ou les lui redemander alors qu'elle ne s'en souvient pas. Avec la fiche, vous reprenez en dix secondes, et une collègue peut faire le remplissage à votre place sans changer le rendu.

La fiche vous protège aussi. Vous travaillez au ras de l'œil, avec une colle qui peut irriter : savoir ce que la cliente vous a déclaré avant la pose (une allergie, des yeux sensibles, une intervention récente), et pouvoir retrouver la colle utilisée le jour où elle a eu une réaction, c'est ce qui vous permet de répondre calmement plutôt que de chercher dans vos souvenirs.

Enfin, c'est un outil de conseil. En relisant le suivi, vous voyez qu'une cliente perd beaucoup d'extensions avant chaque remplissage, qu'une autre a des cils naturels qui fatiguent, ou qu'une troisième pourrait passer à un effet plus fourni : vous adaptez votre proposition au lieu de refaire la même pose par habitude.

Le modèle tient sur une page A4. En haut à droite, la date de première visite et la façon dont la cliente vous a connue (Google, Instagram, une amie) : utile pour savoir d'où viennent vos clientes. Puis six blocs, dans l'ordre où vous en avez besoin pendant le rendez-vous.

Remplissez le bloc « À signaler » avec la cliente, à voix haute, avant qu'elle ne s'allonge. Une liste à cocher qu'on lui tend sur un coin de comptoir sera remplie trop vite. Posez des questions simples : « Vous avez déjà réagi à une colle ou à un cosmétique pour les yeux ? », « Vous portez des lentilles ? », « Vous avez eu une opération ou un souci aux yeux ces derniers temps ? ». Notez ses réponses avec ses mots dans la ligne de précisions.

Regardez ensuite ses cils naturels et cochez ce que vous voyez. Des cils fins ou clairsemés ne supportent pas les mêmes extensions que des cils épais : c'est ce bloc qui vous rappellera, au remplissage, pourquoi vous aviez choisi une épaisseur plus légère.

La fiche sert à choisir la bonne prestation, pas à poser un diagnostic médical. Si l'œil est rouge, gonflé, qui pleure ou semble infecté, ne faites pas la pose ce jour-là et conseillez à la cliente d'en parler à un médecin ou à un ophtalmologiste. Le reporter vaut mieux qu'une réaction sous vos mains.

Le tableau de suivi est la partie qui sert le plus, à condition de le remplir à chaque fois. Prenez l'habitude d'écrire votre ligne à la fin de la prestation, pendant que la cliente se relève : trente secondes suffisent.

La première case du bloc « Accords » confirme que la cliente a reçu vos conseils d'entretien après la pose. Donnez-les à l'oral et, si possible, par écrit : comment nettoyer ses extensions, ce qu'il vaut mieux éviter dans les heures qui suivent selon la colle que vous utilisez, ne pas tirer sur les cils, quand revenir pour un remplissage. Une cliente bien informée garde ses extensions plus longtemps, et vous reproche moins une chute qui vient de son démaquillage.

La deuxième case concerne les photos. Une jolie pose sur Instagram, c'est votre meilleure vitrine, mais publier les yeux d'une cliente sans son accord n'est pas une bonne idée. La case permet de le demander une fois pour toutes, et de respecter sa réponse.

La troisième case recueille son accord pour recevoir vos e-mails d'information et vos offres. Elle peut se désinscrire à tout moment : dites-le-lui, c'est aussi ce qui rend vos e-mails crédibles.

Une allergie, des yeux sensibles ou une intervention récente sur les yeux sont des données de santé : le RGPD les protège tout particulièrement. Ne notez que ce qui est utile à la prestation, expliquez à la cliente pourquoi vous le demandez, et ne communiquez sa fiche à personne. Le modèle le rappelle en bas de page : informations utilisées uniquement pour vos prestations, conservées de façon sécurisée et supprimées sur simple demande.

Rangez les fiches papier dans un classeur fermé, pas sur le plan de travail. Fixez-vous une règle de conservation simple, par exemple supprimer les fiches des clientes que vous n'avez pas revues depuis plusieurs années, et appliquez-la régulièrement. Une cliente peut vous demander de voir ou d'effacer ses données : vous devez pouvoir le faire.

Ces conseils sont un point de départ pratique, pas un avis juridique : en cas de doute, renseignez-vous auprès de la CNIL, de votre fédération professionnelle ou de votre assurance.

Le papier suffit pour démarrer. Mais quand les remplissages s'enchaînent, chercher la bonne fiche avant chaque cliente prend du temps, et une fiche restée chez vous ou dans l'autre salon ne sert à rien. Une fiche en ligne se consulte depuis votre téléphone ou votre tablette, à côté de la table de pose, et l'historique des rendez-vous se remplit tout seul : il ne vous reste qu'à noter vos réglages.