Export comptable FEC : le guide pour votre salon de beauté

FEC signifie « fichier des écritures comptables ». C'est un fichier texte, au format normé, qui reprend toutes les écritures de votre comptabilité sur un exercice : ventes, achats, banque, salaires, TVA. Chaque ligne décrit une écriture avec des champs imposés : le journal, la date, le numéro de compte, le libellé, la pièce justificative, le montant au débit ou au crédit, la date de validation.

Son existence vient de l'article L47 A du Livre des procédures fiscales : une entreprise qui tient sa comptabilité avec un logiciel doit la remettre sous forme de fichier lors d'une vérification de comptabilité. Le format exact (les champs, leur ordre, le type de fichier) est fixé par l'article A47 A-1 du même livre. Ce n'est donc pas un document que vous envoyez chaque année aux impôts : c'est un fichier que votre comptabilité doit pouvoir produire le jour où l'administration le demande.

Tout dépend de votre régime. Si vous êtes au régime réel (entreprise individuelle au réel, EURL, SARL, SAS…) et que votre comptabilité est tenue sur un logiciel, comme c'est l'usage dans les cabinets comptables, vous devez pouvoir fournir un FEC. En pratique, c'est le logiciel de votre comptable qui le génère : vous n'avez pas à le fabriquer vous-même.

Si vous êtes micro-entrepreneuse, vous ne tenez pas de comptabilité au sens strict : la loi vous demande un livre des recettes, qui liste chronologiquement chaque encaissement avec son montant, son mode de paiement et sa référence. Tant que vous restez au régime micro, le FEC ne vous est pas réclamé. Le jour où vous passez au réel, parce que vous dépassez les seuils ou que vous le choisissez, la question se pose de nouveau.

Le sujet n'est pas anodin : l'article 1729 D du Code général des impôts sanctionne le défaut de présentation de la comptabilité sous la forme prévue par une amende de 5 000 €, ou une majoration de 10 % des droits rappelés si elle est plus élevée. Si vous avez un doute sur votre situation, posez simplement la question à votre comptable : « Si j'ai un contrôle, qui produit mon FEC ? »

On confond souvent deux choses. Le FEC de l'entreprise, celui qu'attend l'administration, couvre toute la comptabilité. Votre logiciel de salon, lui, ne connaît qu'une partie de l'histoire : les prestations réalisées et la façon dont elles ont été payées. Il ne voit ni vos achats de produits, ni votre loyer, ni vos relevés bancaires, ni les salaires.

Quand un logiciel de salon propose un « export FEC », il s'agit d'un export de vos ventes au format FEC. Son intérêt est très concret : votre comptable l'importe directement dans son propre logiciel, au lieu de recopier vos journées de caisse ligne par ligne. Moins de saisie, c'est moins d'erreurs. Le FEC complet de l'entreprise reste ensuite produit par l'outil du comptable, qui assemble vos ventes avec tout le reste.

Retenez donc la bonne question à poser à un éditeur : non pas « fournissez-vous le FEC ? », mais « votre export de ventes peut-il être importé par mon comptable sans ressaisie ? ». Et demandez à votre cabinet le format qu'il préfère avant de changer quoi que ce soit.

Un bon export ne vaut que par ce qu'on y a saisi. La règle d'or : chaque prestation réalisée est encaissée dans votre outil le jour même, avec le bon mode de paiement. Carte bancaire, espèces, chèque, carte cadeau : votre comptable doit pouvoir retrouver chaque somme sur votre compte bancaire ou dans votre caisse.

Quelques situations demandent une attention particulière. La prestation offerte doit apparaître comme telle, pas disparaître : un geste commercial non enregistré crée un trou inexplicable dans l'historique. Le rendez-vous non honoré ne génère pas de vente, mais doit être marqué comme tel pour que votre agenda et vos chiffres restent cohérents. La carte cadeau, enfin, est un cas à part : selon son type, la TVA est due à la vente ou à l'utilisation, et votre comptable doit savoir lequel des deux moments enregistrer.

En fin de journée, comptez votre caisse d'espèces et comparez-la au total des encaissements en espèces. Notez tout écart tout de suite, avec son explication : une erreur de rendu de monnaie se justifie facilement le soir même, beaucoup moins trois mois plus tard.

La plupart des cabinets demandent les éléments une fois par mois ou une fois par trimestre. Fixez-vous une date, par exemple le 5 de chaque mois, et tenez-la. Avant d'exporter, vérifiez trois choses : qu'aucun rendez-vous passé n'est resté sans encaissement, que les remises de chèques et d'espèces correspondent à ce que vous avez déposé en banque, et que le total des paiements par carte correspond aux versements de votre terminal de paiement.

Corrigez les erreurs dans votre logiciel avant l'export, jamais dans le fichier lui-même : un fichier modifié à la main ne correspond plus à votre historique, et c'est exactement ce que l'on cherche à éviter. Une fois le mois envoyé, ne revenez plus sur ses encaissements sans prévenir votre comptable.

Envoyez enfin l'export avec les pièces que le cabinet vous demande habituellement : relevés bancaires, factures d'achat, tickets de dépenses. Le fichier de ventes fait gagner du temps, il ne remplace pas le reste du dossier.

Avant le premier export, prenez un quart d'heure avec votre cabinet. Demandez-lui quel logiciel il utilise, s'il sait importer un fichier au format FEC, et comment il souhaite voir apparaître vos ventes : un seul compte de prestations, ou une distinction entre les prestations de services et les ventes de produits, qui n'ont pas toujours le même traitement.

Faites ensuite un essai sur un mois déjà clôturé : vous exportez, il importe, il vous dit si quelque chose manque ou se présente mal. C'est le seul moyen de découvrir un problème de format avant qu'il ne bloque votre bilan. Une fois le premier mois validé, les suivants se passent en général sans surprise.

Si vous changez de logiciel en cours d'année, prévenez votre comptable de la date de bascule : il recevra des fichiers venant de deux outils différents pour un même exercice, et devra s'assurer qu'aucune journée n'est comptée deux fois ni oubliée.

Les durées de conservation ne sont pas les mêmes selon les textes. Le Livre des procédures fiscales (article L102 B) demande de conserver les documents utiles au contrôle pendant six ans. Le Code de commerce (article L123-22) demande de garder les documents comptables et les pièces justificatives dix ans. Le plus simple est d'aligner tout votre archivage sur la durée la plus longue.

Gardez une copie de chaque export envoyé, rangée par mois et par année, dans un espace sauvegardé ailleurs que sur l'ordinateur du salon. Si vous changez de logiciel, faites un dernier export complet de votre historique avant de résilier : en fin de contrat, l'ancien éditeur doit supprimer ou vous restituer les données, il ne les archivera pas à votre place.