Changer de logiciel de salon : la méthode pour ne rien perdre

Avant de toucher à quoi que ce soit, listez ce que contient votre outil actuel et ce qui compte vraiment pour vous. Le fichier clientes vient en premier : noms, téléphones, e-mails. Viennent ensuite les notes que vous avez prises au fil des visites (allergies, teintes, préférences), les rendez-vous déjà pris pour les semaines à venir, vos prestations avec leurs durées et leurs prix, et tout ce qui représente un engagement envers vos clientes : cartes cadeaux en cours, tampons de fidélité, forfaits.

Tout ne se transfère pas de la même façon. Les coordonnées se récupèrent presque toujours dans un fichier. Les notes et l'historique, c'est moins sûr. Les engagements en cours, eux, doivent être relevés à la main si besoin : une cliente qui a une carte cadeau ou huit tampons sur dix s'attend à les retrouver, peu importe l'outil.

Cet inventaire vous donne aussi votre liste de critères pour choisir le nouvel outil : ce qui doit absolument être repris, et ce que vous pouvez ressaisir ou laisser derrière vous.

Votre fichier de clientes vous appartient. La plupart des logiciels permettent de l'exporter depuis leurs réglages, en général sous forme de fichier CSV ou Excel. Cherchez une rubrique « Export », « Clients » ou « Données ». Si vous ne trouvez rien, écrivez au service client et demandez un export complet de votre fichier : gardez une trace écrite de la demande.

Côté règles, l'éditeur de votre logiciel agit comme sous-traitant au sens du RGPD : vous êtes responsable du fichier, lui le traite pour votre compte. L'article 28 du RGPD prévoit qu'à la fin du service, il supprime ou vous renvoie les données personnelles, selon votre choix. Lisez aussi votre contrat : il précise souvent le délai pendant lequel l'export reste possible après la résiliation.

Faites l'export avant de résilier, jamais après. Ouvrez le fichier tout de suite pour vérifier qu'il contient bien toutes vos clientes et que les accents s'affichent correctement, puis gardez une copie de l'original, intacte, dans un endroit sûr.

Un changement de logiciel est le meilleur moment pour faire le ménage. Ouvrez une copie du fichier dans un tableur et passez-le en revue : doublons (la même cliente enregistrée deux fois, avec un numéro différent), fiches vides, numéros incomplets, e-mails mal saisis. Une cliente en double, c'est un historique coupé en deux et des messages envoyés deux fois.

Harmonisez les colonnes : prénom et nom séparés si possible, numéros de téléphone écrits de la même façon, une adresse e-mail par ligne. Supprimez les colonnes inutiles et ne gardez que les informations dont vous avez réellement besoin pour vos prestations : c'est aussi ce que demande le RGPD.

Enfin, triez les fiches très anciennes. La CNIL recommande de ne pas conserver les données d'un client à des fins commerciales plus de trois ans après la fin de la relation. Une personne venue une seule fois il y a cinq ans n'a pas besoin de suivre dans le nouvel outil.

Au moment de l'import, le nouvel outil vous demande en général de faire correspondre les colonnes de votre fichier avec ses propres champs : telle colonne contient le prénom, telle autre le téléphone. Prenez le temps de le faire soigneusement, c'est l'étape où l'on mélange le plus facilement les informations.

Après l'import, ouvrez une dizaine de fiches au hasard et comparez-les avec l'ancien outil : nom, téléphone, e-mail, notes. Cherchez aussi deux ou trois clientes que vous connaissez bien. Si quelque chose cloche, il vaut mieux recommencer l'import tout de suite que corriger des centaines de fiches à la main plus tard.

Complétez ensuite ce que l'import ne reprend pas : vos prestations avec leurs durées et leurs prix, vos horaires, les jours de fermeture, et les notes importantes de vos clientes régulières si elles n'ont pas suivi.

Les rendez-vous déjà pris sont le point le plus délicat. Selon les outils, ils ne sont pas toujours repris par l'import du fichier clientes. Imprimez ou exportez votre agenda des semaines à venir avant la bascule, et prévoyez de ressaisir ces rendez-vous dans le nouvel outil.

Choisissez une date de bascule précise, idéalement en début de semaine creuse. À partir de ce jour-là, toutes les nouvelles réservations se font dans le nouvel outil. Gardez l'ancien accessible quelques semaines, sans y prendre de rendez-vous, le temps d'honorer ceux qui y étaient encore et de vérifier que rien n'a été oublié.

N'oubliez pas les engagements en cours : la liste des cartes cadeaux non utilisées, avec leur montant restant et leur date de validité, et les cartes de fidélité entamées. Une cliente ne doit jamais faire les frais d'un changement d'outil.

Si vous travaillez à plusieurs, formez l'équipe avant la date de bascule : chacune doit savoir consulter son agenda, ajouter un rendez-vous, retrouver une fiche et encaisser. Une heure de prise en main au calme vaut mieux qu'une découverte un samedi de grande affluence.

Remplacez ensuite partout votre ancien lien de réservation par le nouveau : fiche Google Business Profile, bio Instagram, page Facebook, site internet, signature d'e-mail, QR code affiché au comptoir. Un lien oublié, c'est une cliente qui réserve dans un outil que vous ne regardez plus.

Prévenez vos clientes simplement : un message court qui annonce le nouveau lien de réservation et ce qui change pour elles. Elles n'ont pas besoin de connaître le nom du logiciel, seulement de savoir comment réserver.

Une fois la bascule terminée et l'agenda vérifié, résiliez l'ancien abonnement en respectant le préavis prévu au contrat. Notez la date de fin, et vérifiez que les prélèvements s'arrêtent bien. Si vous aviez du matériel loué ou un engagement de durée, relisez les conditions avant d'envoyer la résiliation.

Avant la fermeture du compte, faites un dernier export complet, y compris l'historique des rendez-vous et des encaissements si l'outil le permet : votre comptable pourra en avoir besoin. Demandez ensuite, par écrit, la suppression de vos données et de celles de vos clientes, comme le prévoit le RGPD en fin de contrat.

Dernier point : comptez quelques semaines d'adaptation. Les premiers jours, tout semble plus lent, c'est normal. Si au bout d'un mois l'outil vous fait toujours perdre du temps, c'est le moment de le dire à son éditeur, pas de revenir en arrière.