Cahier de rendez-vous, le modèle à imprimer

Un cahier de rendez-vous convient bien à un salon qui démarre, à une praticienne seule qui reçoit surtout des habituées, ou en secours, pour les jours où l'ordinateur ou la connexion fait défaut. Il se consulte d'un coup d'œil, n'exige aucun apprentissage, et tout le monde au salon sait s'en servir.

Ses limites sont connues : il ne se lit qu'au comptoir, il ne prévient pas la cliente, et il ne garde aucune trace exploitable de qui vient, quand et pour quoi. Ce n'est pas une raison de l'abandonner, mais une raison de le tenir avec méthode. Les conseils qui suivent valent pour notre modèle comme pour un agenda acheté en papeterie.

Le modèle tient sur une page A4. Il n'a ni fiche cliente ni case à cocher : c'est volontairement un semainier simple, à imprimer chaque semaine ou par paquet pour plusieurs mois.

Un créneau doit permettre à n'importe qui au salon de savoir qui arrive, pour quoi, et jusqu'à quand. Écrivez toujours les mêmes informations, dans le même ordre : prénom et nom de la cliente, numéro de téléphone (au moins pour une nouvelle cliente), prestation, et praticienne si vous êtes plusieurs.

Une prestation de plus d'une demi-heure occupe plusieurs lignes : tracez un trait vertical du premier au dernier créneau, ou hachurez les lignes suivantes. C'est l'habitude qui évite le plus d'erreurs, car c'est en général sur la deuxième ou la troisième ligne d'une couleur ou d'une pose complète qu'on inscrit par mégarde une autre cliente.

Dès que deux personnes écrivent dans le même cahier, il faut des règles simples et partagées. Écrivez au crayon à papier ou au stylo effaçable : un rendez-vous se déplace souvent, et une page couverte de ratures devient illisible en deux semaines. Un rendez-vous annulé se barre d'un seul trait, sans l'effacer, pour garder la trace de l'annulation.

Décidez qui prend les rendez-vous au téléphone et au comptoir, et qui a le droit d'en déplacer un. Un rendez-vous déplacé sans prévenir la praticienne concernée, c'est une cliente qui arrive pour quelqu'un qui n'est pas là. Enfin, notez à l'avance tout ce qui n'est pas un rendez-vous : congés, formation, livraison, pause. Un créneau vide sur le papier finit toujours par être donné.

Le cahier ne prévient personne : c'est à vous de le faire. Prenez quelques minutes en fin de journée pour parcourir les rendez-vous du lendemain et rappeler ou écrire aux clientes, au moins pour les prestations longues et les nouvelles clientes. Un petit signe dans le créneau (un « C » pour confirmé, par exemple) montre à toute l'équipe que c'est fait.

Notez aussi les absences, avec un signe à part. Une cliente qui oublie une fois mérite un rappel bienveillant ; une cliente qui ne vient jamais mérite une discussion, et peut-être un acompte la prochaine fois. Sans trace écrite, ces situations se règlent à l'impression, rarement de façon juste.

Un cahier de rendez-vous contient des données personnelles : noms, numéros de téléphone, parfois une indication sur un soin. Le règlement général sur la protection des données s'applique au papier comme à l'informatique. Concrètement : ne laissez pas le cahier ouvert sous les yeux des clientes au comptoir, n'y écrivez que ce qui sert au rendez-vous, et ne gardez pas indéfiniment les pages des années passées.

Classez les semaines terminées dans un classeur, par ordre de date, et rangez-le à l'abri. Elles restent utiles quelque temps : retrouver la date d'une dernière couleur, repérer les semaines chargées de l'an dernier pour préparer les fêtes ou la rentrée, ou vérifier un rendez-vous contesté. Les détails d'une cliente (couleur utilisée, allergies, préférences) ont plutôt leur place sur sa fiche cliente que dans le cahier.

Quelques signes ne trompent pas : vous décrochez le téléphone les mains prises plusieurs fois par jour, des clientes vous demandent de réserver le soir ou par message, deux personnes ont déjà écrit sur le même créneau, ou vous recopiez le cahier pour le consulter de chez vous. À ce stade, un agenda en ligne fait gagner plus de temps qu'il n'en demande.

Rien n'oblige à tout changer d'un coup : beaucoup de salons gardent le cahier quelques semaines en parallèle, le temps de prendre leurs marques, puis le conservent en secours imprimé.